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激勵員工的方式很多,最簡單有效的是調整工位 

為提升員工表現,雇主總會嘗試各種方法,從獎金、激勵到培訓,不一而足。這些傳統方法的確能幫助員工提升技能、豐富經驗。但我們發現,還有一種提升效率的方法,極其簡便易行,而且成本低、見效快:調整辦公室的工位。

我們進行的一項研究表明:員工的工作表現會受到鄰座影響;妥善安排不同類型員工的座位,將提升工作效率和質量。
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我們收集了一家大型科技公司超過2000名員工的數據,時間跨度達2年,并將所有數據分成以下5類:

1. 主檔案,包括員工錄用和離職日期、職位、薪資、直接領導等信息
2. 兩份全公司員工忠誠度調查問卷
3. 關于每名員工所在地點和工位的月度報告
4. 辦公樓平面圖,據此可算出同一樓層任意兩個工位間距離
5. 員工表現數據,具體又分為以下3類:
?? 效率:員工完成一項任務的平均時長
?? 成果:每名員工平均每天獨立完成的任務量
?? 質量:客戶對工作的滿意度評分

分析這些數據時,我們重點關注“溢出效應”,即鄰座同事對員工表現的影響。假設員工A有3位同事:一位坐在他旁邊,一位離他5米遠,還有一位離他10米遠。我們綜合分析這3位員工的表現,然后利用多種數據建模技術,計算這3位員工的表現對于員工A的溢出效應。

我們發現,鄰座對員工表現有非常重要的影響,這種影響可能是積極的,也可能是消極的。具體來說,一位員工的表現大約會有10%“溢出”到鄰座同事身上。假設員工A的鄰座員工B的效率是平均水平,那么當員工B被一位效率是平均水平2倍的員工C取代時,員工A的效率一般會提升10%。

我們所收集數據的一個獨特之處在于,員工的座位和所屬團隊都是隨機安排的,并且隨著工作需求和人員的變化,他們的位置也會定期、近似隨機地變動。因此,鄰座的確可能是某一員工績效波動的原因。

我們將員工分為三類:效率型員工,完成任務速度快,但質量欠佳;質量型員工,完成任務質量高,但速度較慢;平均型員工,完成任務的速度和質量都比較平均。在我們的樣本中,25%的員工屬于效率型,25%屬于質量型,其余50%則屬于平均型。

將能力互補的員工安排在一起

在我們的研究中,各種類型的員工都混合在一起。我們發現,最佳方法是讓效率型員工和質量型員工坐在一起,這樣他們能夠幫助對方提升。在這兩類員工的弱勢方面,都會體現正向溢出效應:質量型員工會努力趕上效率型員工的速度,而效率型員工又會努力達到質量型員工的質量。當效率型員工和質量型員工坐鄰座時(平均型員工則互相配對),我們觀察到了13%的效率(工作速度)提升和17%的成果(完成任務數量)增加。

另一方面,將兩位效率型員工安排在一起,并不能提升他們的工作效率。同樣,讓兩位質量型員工坐在一起,也不能提升他們的工作質量。而由于平均型員工在效率和質量上的表現比較平均,所以在這兩方面都較少受到溢出效應影響。

關于這家科技公司,我們還有一個有趣的發現:如果一位員工在某方面(工作速度或質量)非常優秀,那么他在這方面就不容易受到影響。這能夠說明,為什么把一位高效員工安排在低效員工旁邊,后者會提升效率,而前者的效率并不會降低。

隔開劣跡員工

在我們的研究中,劣跡員工指因惡劣行為被開除的員工,這些行為包括:瀆職、職場暴力、濫用酒精和毒品、性騷擾、偽造文件、欺詐,以及其他違反公司規定的行為。劣跡員工會對周圍員工的表現產生負面影響。

如果劣跡員工互相靠得很近,則其中之一被開除的幾率會增加27%。但與工作效率和質量的溢出效應不同,任何類型的員工都會受到惡劣行為的影響。如果一位劣跡員工和一位正常員工坐在一起,前者的影響會占上風,后者出現不良行為的幾率會增加。這表明,公司應密切關注員工敬業度,了解員工對工作環境的感受。通過進行員工調查,領導者和人力部門能夠得到提醒,盡早干預,從而杜絕不良行為。

是什么導致了溢出效應?

我們發現,所有溢出效應都會立即產生影響,而要過兩個月之久才能消失。這意味著,員工受到正面影響,并不是因為有意識地向優秀員工學習(因為這需要時間),而主要是由于感到鼓舞或同儕壓力;不過我們并不能分辨出真正的驅動因素是哪一個。

根據本項研究成果,我們認為,優化辦公室的空間管理,可以提升員工個體及團隊的工作表現。但是,管理者需要首先觀察員工的表現,然后再考慮溢出效應可在哪些方面起作用。我們估計,對于一家擁有2000名員工的企業,優化工位帶來的效率提升,每年可貢獻100萬美元利潤。

當然,各家企業的工作內容和溢出效應都有區別。我們為這家公司設計的工位方案,或許并不適用于所有公司。但本項研究揭示了工位安排對員工表現的影響。一旦某家公司了解自身溢出效應的情況,管理者就能優化內部空間設計,從而提升工作成效。由于管理物理空間的成本相對低,企業將有機會借此獲得一項重要資源。

 

來源:哈佛商業評論,作者:Jason Corsello、Dylan Minor

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